WBSを作成してみよう!具体的な作成手順を紹介!

主にIT業界において、プロジェクトを計画、推進する際にWBS(Work Breakdown Structure、ワークブレイクダウンストラクチャー)と呼ばれるものを作成することが多くあります。

今回はこのWBSについて解説します。

WBSとは

WBSとは「作業を分解し、構造化する手法」です。

要は「誰が、いつ、何をする」ということを一覧にして、プロジェクトの全体図を描くものです。

ここでは実際の現場でよく用いられるガントチャートと組み合わせた形のWBSをご紹介します。

WBSの目的

WBSを作成する主な目的は「プロジェクトの期間および人員」を把握することです。

  • プロジェクト全体でいつまで掛かりそうか
  • 前倒しできる作業は無いか
  • 繁忙期はいつか
  • 人員を繰り回すことで総人数を減らせないか
  • 作業が遅れるリスクはあるか

など、マネジメントの観点で全体を把握することに利用します。

また、実際にプロジェクトが動き始めた後の、進捗状況についても把握することが可能となります。

  • オンスケか、遅延か
  • 前倒しで進められる作業はないか

などです。

WBSの注意点

WBSを利用する際に気を付けなければいけないのは「〇日掛かりそう」という見込みが本当に正しいのかどうかが分からない点です。

あくまで把握している見込みを可視化する役目は果たしますが、正確性を担保することはできません

特にプロジェクトの最後の方は不確定要素に振り回されて、当初の計画とは異なっていることが多々あるでしょう。

プロジェクトの進捗具合に応じて、定期的に修正して利用していくのが適切な運用方法と言えます。

WBSの作り方

さて、ここまででWBSの概要は理解頂けたと思います。

ここからは、実際に作るにあたって、どのような内容が網羅されているか、要素と流れについて述べていきます。

WBSに必要な要素とは

WBS作成にあたって必要な要素は

  • 作業内容
  • 作業担当者
  • 作業期間

の3つになります。

確認していく順番は、作業内容→作業期間→作業担当者の順番になります。

作業内容をすべて洗い出す

まず最初に行うことは、プロジェクトに必要な作業内容をすべて洗い出すことです。

やらなければいけないこと、TODOリストを作るようなイメージになります。

例えば、ツールを導入するプロジェクトだとしたら、ツールを選定する→契約する→サーバーを導入する→ツールをインストールする→ツールの設定をする→社内研修を行う→リリースというものが、ざっくりした作業内容リストになります。

これを更に細かい作業粒度に分解していきます。

例えば、「ツールを選定する」であれば、「業務課題点の整理」「候補のリストアップ」「機能について調べる」「価格について調べる」「選定資料作り」「選定メンバーの選出」「選定会議」「稟議資料作成」などが挙げられます。

この作業内容を「タスク」と言います。タスクをすべて洗い出していきましょう。

WBSのTODOを細かいタスクに分解していく

作業の前後関係を記載する

タスクをすべて洗い出しました。

各タスクのスケジュールを決めていきたいのですが、そこで1つ考えなければいけないことが出てきます。

それは「どの順番で行われるのか」ということです。

作業に順番を振る

例えば上記の例で言えば、ツールを選定するために機能を調べるタスクと価格を調べるタスクがありますが、これはどちらからでも始められます(むしろ普通は平行して進める作業でしょう)。

一方で選定資料が作成できていないと選定会議は行えません。

調査を終える→資料を作成する→会議でツールを選定するということは、作業として前後関係を持っているのです。

これを明らかにしないとスケジュールがきちんと組めないため、タスクの前後関係を記載していきましょう。

具体的手順

具体的な手順としては、先ほど洗い出したタスクに通し番号を振ります。

そして「前提」の項目を設けて、「どのタスクが終わっていることが開始の前提となるか」について番号を記載します。

タスクの前後関係を明確にする

例えば、上記で2番の「候補のリストアップ」は1番である「課題点の整理」が終わっていることが前提なります。

また、「選定資料作り」は2,3,4と記載しているので「候補のリストアップ」「機能について調べる」「価格について調べる」と言った作業が完了している必要があります。

作業日数と開始日終了日を記載する

ここまでできたら、各タスクに掛かる作業日数を記載し、具体的に何日から何日まで掛かるのかを考えていきます。

作業日数と開始日終了日を明記する

上記が作業日数を洗い出したものです。

開始日・終了日については、1番最初の「課題点の整理」の開始日を1月15日と振った以降は、前提と作業日数に応じて単純にあてはめていったものです。

例えば、「課題点の整理」は作業日数1日なので、開始日1月15日であれば、終了日も1月15日で計算します。

次の「候補のリストアップ」は、「課題点の整理」が終わっていれば開始できるので、1月15日の翌営業日の1月18日から開始して、5日間掛かるので1月22日に終わる日程となります。

これを繰り返すことで最速で消化できるスケジュールがまず立てられます。

担当者を割り振り、スケジュールを調整していく

タスクに対し担当者を割り振り、ここまでのスケジュールをガントチャートに落とし込んだのが、下記の図になります。

担当者とガントチャートを追加

ここから細かいスケジュールの調整を行っていきます。

ポイントは3つ。

  • 同じ担当者、同じ日付でのタスク重複を見つけ、タスクの処理が可能かチェックする
  • 不確定要素の高い作業工程については、作業日程に余裕を持たせる
  • スケジュールが別途決まっているタスクについて修正を行う(会議、研修など)

こうしてWBSを作りつつ、プロジェクトのスケジュールを組むことができました。

WBSが完成しました

WBS作成のポイント

作業の粒度はどのレベルまで落とし込めば良いのか?

WBSを作ってみると分かりますが、作業1つ1つの粒度の立て方に迷うと思います。

例えば、上記の例で言えば「選定資料作り」とありますが、「課題点の整理」や「候補のリストアップ」「機能や価格」などは、選定資料作りの一環に含めてしまうという考え方もあります。

「選定資料作り」1つにまとめてしまうのか、上記の例のように調べる項目を挙げていくのか、あるいはもっと細かい粒度として「ツールのメリット/デメリット」「使用の想定シミュレーションのヒアリング」などまで挙げていってしまうなども考えられます。

そんな時は、「成果物」あるいは「時間」を基準に粒度を考えてみると、一定の基準に沿ったWBSが作成しやすいと言われています。

「成果物」基準の作業粒度とは

「成果物」とは、タスクを完了した時に出来上がる”モノ”です。

多くの場合、ドキュメント(仕様書や定義書など)が多いですが、プログラムやシステムと言った直接的な作成物であることもあります。

とにかく、それらの成果物をタスクの1単位としてしまう考えです。それならば進捗率の考え方は、成果物の完成度を基準として計測することができます。

例えば、上記の「選定資料作り」であれば、成果物は「選定資料」ということになります。進捗率10%だとすると、選定資料の完成度が10%程度ということになります。

完成度10%なのに、予定の3日中2日が経過していれば”進捗は遅れている”と判断できるわけです。

「時間」基準の作業粒度とは

そうはいっても「作成物」だけの基準だとあまりに1つのタスクが大きくなりすぎることが考えられます。

そこでよく言われるルールが、8/80ルールと言われるものです。

要は1つのタスクは1日(8時間)~2週間(80時間)内で区切るというルールです。イメージとしては2週間ごとに作業の進捗報告を行い、そこでスケジュール通りか遅れているかを都度確認していくようなイメージです。

基本は作成物基準とすれば良いのですが、必ずそのなかには「やったことのない作業」が含まれてきます。つまり、見積もりの不確定要素部分です。

不確定な部分はタスクを分解してしまい、時間基準での管理とするとしっくりきやすいと考えます。

上記の例で言えば、「選定資料作り」は成果物基準としていますが、そのなかの不確定要素が大きい「機能について調べる」「価格について調べる」というタスクについてはそれぞれ調査期間を7日と見込んで、その範囲で調べを進める形としています。

やってみて、実はもっとずっと時間が掛かることが判れば、その部分のタスクが伸びる形でWBSが修正されるわけです。

基準はあくまで基準

ここまで色々言ってきましたが、基準はあくまで基準であって、絶対順守のルールではありません。

実経験として、私の上司は「基準が揃っていることの美しさ」にこだわるタイプで、粒度が混ざっていることを執拗に修正を求めてきていました。

ただ、この上司のかかわったプロジェクトは、すべて例外なく破綻していました。

理由は簡単で、管理の基準が整っていることが重要ではないためです。

あくまでプロジェクトに必要な要素を並べて、適切な見込みを出すためのツールに過ぎません。

もしも要素の書き出しに迷ったら、そんな基準があることを思い出して、参考にする程度としてください。

まとめ

WBSの基本的な意味の解説から作り方、作り方のポイントなどを述べました。

プロジェクトの見積もりだけでなく、定期的な業務の繁忙期の対策(誰が、いつ、何を行うのかを整理して効率的に処理する計画立案)にも使えるなど、実は幅広く利用が可能です。

ぜひ身につけて様々な場面で利用してみてください。